Privatlivspolitik for Nykredit Portefølje Administration

Nykredit Portefølje Administration A/S (herefter ”Nykredit Portefølje Administration”) behandler dine personoplysninger i forbindelse med vores virke som administrationsselskab for fonde i investerings- og kapitalforeninger. I denne privatlivspolitik finder du information om, hvilke personoplysninger Nykredit Portefølje Administration behandler om dig, hvad vi bruger personoplysninger til, og hvor længe vi opbevarer dem. Du kan også finde information om dine rettigheder i forhold til vores behandling af oplysningerne.

Nykredit Portefølje Administration indsamler personoplysninger om reelle ejere og investorer med henblik på at imødekomme lovpligtige krav og indberetninger. Vi indsamler også oplysninger om bestyrelsesmedlemmer, og personer der er i kontakt med Nykredit Portefølje Administration, i forbindelse med at kunne varetage vores lovregulerede virke som administrationsselskab.

Vi indsamler og behandler også dine personoplysninger til brug for optimering af Nykredit Portefølje Administrations processer og ydelser, herunder til brug for statistik, test af systemer samt træning, udvikling og drift af kunstig intelligens løsninger.

1.1 Reel ejer

Hvidvaskloven stiller krav om, at vi har et godt kendskab til vores kunder. Vi skal derfor indhente oplysninger om fonden, herunder oplysninger om den kontrollerende ejerkreds, ledelsen og tegningsreglerne samt oplysninger om virksomhedens reelle ejere. Det medfører, at vi skal indhente og kontrollere de reelle ejeres identitet, og du skal derfor som reel ejer dokumentere dit navn og cpr-nr. fx via dit pas eller kørekort og et andet officielt dokument, fx dit sundhedskort.

Hvidvaskloven stiller også krav om, at vi indhenter oplysninger, om du er en politisk eksponeret person eller nærtstående til en politisk eksponeret person. Vi indhenter informationer om dig fra internationale informationsudbydere og andre offentligt tilgængelige kilder. Det sker fx ved internetsøgninger, når det efter en risikovurdering er berettiget, og når det er i overensstemmelse med Finanstilsynets retningslinjer. Hvis Nykredit Portefølje Administration har viden/mistanke om eller rimelig grund til at tro, at midler eller en aktivitet har eller har haft tilknytning til hvidvask eller finansiering af terrorisme, skal Nykredit Portefølje Administration indberette dette til myndighederne.

Oplysninger, vi alene har indhentet for at opfylde hvidvaskloven, bruger vi udelukkende med henblik på forebyggelse af hvidvask og finansiering af terrorisme.

1.2 Bestyrelsesmedlem

Nykredit Portefølje Administration behandler personoplysninger om bestyrelsesmedlemmer i de enkelte kapital- og investeringsforeninger, herunder modtager vi informationer fra dig som bestyrelsesmedlem, om du er fit & proper godkendt af Finanstilsynet, og vi behandler dit navn, fødselsdato og øvrige erhverv i forbindelse med offentliggørelse af årsrapport for foreningen. Vi behandler endvidere dit kontonummer og cpr-nummer i tilfælde af udbetaling af honorar eller anden godtgørelse.

1.3 Investor

Som navnenoteret investor i en fond behandler Nykredit Portefølje Administration oplysninger om dit navn og øvrige kontaktoplysninger samt ejerandele i fonden. Det gør vi for at kunne indkalde dig til generalforsamlinger, og for at vi og foreningen kender ejerstrukturen i en fond.

1.4 Samarbejdspartnere, leverandører eller andre tredjeparter

Hvis du er ansat hos eller har en relation til en af vores samarbejdspartnere, leverandører eller andre tredjeparter, kan vi behandle oplysninger om dit navn, stilling, kontaktoplysninger samt øvrige oplysninger, som vores samarbejde medfører, at vi behandler om dig som led i dit arbejde eller relation til disse tredjeparter. Dette kan være alt fra kommunikation i forbindelse med generel forretningsdrift- og udvikling, en konkret sag, eller samtaler med dig og lignende 
afhængigt af de nærmere omstændigheder. Et eksempel kunne være, at du er ansat i et advokatselskab og skal agere dirigent på en generalforsamling i en forening.

1.5 Oplysninger, vi får fra andre om dig

Udover de oplysninger, du selv giver os, indhenter Nykredit Portefølje Administration oplysninger fra Det Centrale Virksomhedsregister samt Euronext hvor investoroplysninger og ejerandele fremgår til brug for blandt andet afholdelse af generalforsamlinger. Vi får også oplysninger om dig fra selskaber i Nykredit-koncernen og andre samarbejdspartnere i de tilfælde, hvor du har givet samtykke, eller hvor lovgivningen kræver dette af os. Vi modtager oplysninger fra selskaber i Nykredit-koncernen, når de underretter Hvidvasksekretariatet hos Statsadvokaten for Særlig Kriminalitet (SSK) i henhold til hvidvaskloven.

1.6 Opbevaring

Vi opbevarer dine oplysninger, så længe de er nødvendige i forhold til de formål, de er blevet indsamlet, behandlet og opbevaret. Nykredit Portefølje Administration skal opfylde opbevaringskrav i den finansielle lovgivning, fx, lov om investeringsforeninger m.v., lov om forvaltere af alternative investeringsfonde m.v., hvidvaskloven, kapitalmarkedsloven og anden relevant lovgivning, fx skattekontrolloven og bogføringsloven. Vi kan derfor være forpligtet til at opbevare dine oplysninger i en periode, selvom du ikke længere er kunde hos os. Fx kræver hvidvaskloven, at vi opbevarer dine oplysninger i 5 år efter kundeforholdets ophør, hvis de er indhentet til brug for opfyldelse af hvidvaskreglerne. Nykredit Portefølje Administration er nærmere forpligtet til at opbevare de oplysninger, som vi har indhentet i henhold til hvidvaskloven, herunder kopi af foreviste legitimationsdokumenter. Nykredit Portefølje Administration er også forpligtet til at opbevare andre oplysninger, dokumenter og registreringer, som vi har indhentet eller foretaget for at opfylde hvidvaskloven.

1.7 Retsgrundlag for behandling af personoplysninger

Nykredit Portefølje Administration behandler dine personoplysninger baseret på følgende behandlingsgrundlag:

• Du har givet samtykke til behandling af dine personoplysninger til et specifikt formål, jf. persondataforordningens artikel 6.1(a)
• Behandling er nødvendig af hensyn til opfyldelse af en kontrakt, som du er part i, eller af hensyn til gennemførelse af foranstaltninger, der træffes på din anmodning forud for indgåelse af en kontrakt, jf. persondataforordningens artikel 6.1(b)
• Behandling er nødvendig for overholdelse af en retlig forpligtelse, der påhviler os, jf. persondataforordningens artikel 6.1(c), herunder lov om investeringsforeninger m.v., lov om forvaltere af alternative investeringsfonde m.v. hvidvaskloven, kapitalmarkedsloven og anden relevant lovgivning, fx skattekontrolloven og bogføringsloven
• Behandling er nødvendig for forfølgelse af Nykredit Portefølje Administrations eller tredjemands legitime interesser, jf. persondataforordningens artikel 6.1(f). Disse legitime interesser kan f.eks. være af hensyn til dokumentation og sikkerhed, for at forebygge og opdage hvidvask.

Nykredit Portefølje Administration videregiver oplysninger til modparter alene i det omfang, det er nødvendigt for at opfylde relevante aftaler i relation til fondens virke.

Derudover videregiver vi, med dit samtykke eller i det omfang, lovgivningen gør det muligt, oplysninger internt i Nykredit-koncernen.

Nykredit Portefølje Administration videregiver kun oplysninger om dig til offentlige 
myndigheder i det omfang, lovgivningen kræver det af os. Det gælder fx Finanstilsynet i henhold til bl.a. lov om finansiel virksomhed, SSK i henhold til hvidvaskloven, SKAT i henhold til skattekontrolloven, Nationalbanken til bl.a. statistiske formål og domstolene til brug for retssager.

3.1 Indsigt

Du kan få indsigt i, hvilke oplysninger vi behandler om dig, hvor de stammer fra, hvor længe vi opbevarer dem, og hvad vi bruger dem til. Du kan også få oplyst, hvem der får oplysninger om dig, hvilke oplysninger vi - med dit samtykke - kan give videre hvornår og til hvem.

3.2 Automatiske afgørelser, herunder profilering

En automatisk afgørelse er en afgørelse, der alene er baseret på automatisk behandling ved brug af it-systemer, herunder profilering. Når vi bruger dem, er de reguleret i henhold til databeskyttelsesforordningens artikel 22. Du har mulighed for at få indsigt i, hvordan en sådan 
afgørelse om dig er truffet og konsekvenserne af behandlingen, og du har mulighed for en manuel behandling af en eventuel automatisk vurdering.

3.3 Dataportabilitet

Hvis Nykredit Portefølje Administration behandler oplysninger på baggrund af dit samtykke eller som følge af en aftale, og behandlingen sker automatisk, har du ret til at få de oplysninger, du selv har givet os, udleveret i et elektronisk format.

3.4 Urigtige/vildledende oplysninger

Hvis dine personoplysninger er urigtige eller ufuldstændige, har du ret til at få oplysningerne rettet, med de begrænsninger der følger af lovgivningen.

3.5 Sletning af oplysninger

Du har ret til at få personoplysninger om dig slettet, med de begrænsninger der følger af lovgivningen, fx. hvis vi er forpligtet til at opbevare oplysningerne i henhold hvidvaskloven eller bogføringsloven, eller hvor behandlingen sker som led i fastlæggelse af et retskrav.

3.6 Indsigelse

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger. Du kan fx. til enhver tid gøre indsigelse mod, at vi bruger dine personoplysninger til direkte markedsføring.

3.7 Begrænsning af behandling

Du har i visse tilfælde krav på, at vi begrænser brugen af dine oplysninger til opbevaring. Har du fx. ret til at få dine oplysninger slettet, kan du i stedet anmode om, at vi begrænser brugen af dine oplysninger til opbevaring. Bemærk, at begrænsningen ikke afskærer Nykredit Portefølje Administration fra at gøre brug af oplysningerne, hvis det er nødvendigt for at gøre et retskrav gældende, eller hvis du har givet dit samtykke.

3.8 Tilbagekaldelse af samtykke

Du kan til enhver tid tilbagekalde et samtykke, som du har givet til Nykredit Portefølje Administration. Du kan fx. til enhver tid bringe videregivelse af oplysninger, der kræver dit samtykke, til ophør ved at tilbagekalde det samtykke, du har givet os. Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger på baggrund af dit tidligere meddelte samtykke og op til tidspunktet for tilbagetrækningen. Hvis du tilbagetrækker dit samtykke, har det derfor først virkning fra dette tidspunkt.

Nykredit Portefølje Administration anvender cookies og lignende teknologier (”cookies”) på vores hjemmeside. Når du besøger os på hjemmesiden, vil der blive sat cookies, som er nødvendige for at hjemmesiden kan fungere optimalt. Du kan vælge at give samtykke til, at vi må bruges cookies til brug for funktionelle og statistiske formål. Når du giver samtykke til brug af cookies, giver du samtidig samtykke til, at vi indsamler og behandler oplysninger om dig fx din ip-adresse, hvilken hjemmeside du kom fra, hvilken browser du anvender og din brug af hjemmesiden, som blandt andet giver os mulighed for at tilpasse indhold på hjemmesiden til dig.

For mere information om vores brug af cookies: Cookies på NPA.dk

Har du spørgsmål til vores behandling af dine oplysninger, eller ønsker du at tilbagekalde dit samtykke eller at gøre brug af dine rettigheder, er du altid velkommen til at kontakte:

Nykredit Portefølje Administration A/S
Sundkrogsgade 25
2150 Nordhavn
CVR-nummer 16637602
Telefonnummer 44 55 91 10
npa.fa@nykredit.dk

eller kontakte vores databeskyttelsesrådgiver:

Nykredit Portefølje Administrations databeskyttelsesrådgiver
Sundkrogsgade 25
2150 Nordhavn
npa@nykredit.dk

Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, kan du klage til:

Nykredit Portefølje Administration A/S
Klageservice
Sundkrogsgade 25
2150 Nordhavn
Klageansvarlig.npa@nykredit.dk

eller:

Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
dt@datatilsynet.dk 

Nykredit Portefølje Administration opdaterer denne privatlivspolitik med jævne mellemrum. Denne privatlivspolitik er gældende fra 1. september 2024 og erstatter den privatlivspolitik, som du tidligere har fået.

Hvis vi foretager en ændring i privatlivspolitikken, der har væsentlig betydning for dig, vil vi tage passende skidt for at informere dig om ændringen.